Você já se perguntou como as empresas estão lidando com os desafios da implantação da Reforma Tributária no dia a dia?
A primeira expectativa costuma estar relacionada à simulação dos impactos da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) sobre preços, margens e competitividade. No entanto, ao atuar em projetos de consultoria para Reforma Tributária, a EVOUTAX identificou um desafio crítico que antecede essa etapa: a qualidade dos dados que sustentam todo o processo.
Cadastros duplicados, NCMs divergentes, classificações genéricas, diferenças entre ERP e documentos fiscais e ausência de um histórico estruturado de XML estão entre as situações encontradas em diferentes segmentos. Além de dificultarem o trabalho, essas inconsistências podem comprometer a confiabilidade dos resultados e das decisões tomadas a partir deles. É nesse contexto que a tecnologia passa a ter um papel estratégico.
Neste artigo, você vai conhecer os cinco principais desafios das empresas na adequação à nova realidade tributária e como tecnologia e consultoria especializada podem transformar informações dispersas em uma base confiável para a tomada de decisão.
01. Qualidade dos dados: a base da implementação da Reforma Tributária
Uma das primeiras preocupações das empresas diante da Reforma Tributária foi entender como as mudanças poderiam afetar preços, margens e competitividade. Na ocasião, a EVOUTAX desenvolveu uma plataforma tecnológica em parceria com a Oracle voltada à simulação de diferentes cenários e à avaliação dos impactos da nova estrutura tributária sobre a formação de preços, sendo mencionada inclusive em matéria publicada no Valor Econômico.
Ao longo dos projetos, porém, as análises revelaram um alerta anterior à própria formação de preços: em diferentes empresas, os dados que alimentavam as simulações apresentavam inconsistências, como cadastros duplicados, códigos internos repetidos, NCMs incorretos ou inexistentes, classificações genéricas e divergências entre documentos fiscais e registros dos ERPs.
Antes de calcular os impactos da Reforma, portanto, era necessário organizar, qualificar e validar a base que sustentaria esses cálculos.
“Nas consultorias de implantação da Reforma Tributária, percebemos que não bastava desenvolver uma ferramenta capaz de calcular os impactos. Antes disso, precisávamos garantir que a informação utilizada nesses cálculos estivesse correta, estruturada e adequada à realidade da empresa. Essa mudança de perspectiva fez com que o saneamento dos dados passasse a ocupar uma posição central na metodologia de implantação da EVOUTAX”, afirma Natiene Bello, CEO da empresa.
A qualidade dos dados de entrada ganha importância com a Reforma Tributária porque as informações sobre aquisições serão relevantes para determinar a tributação de cada operação e avaliar possibilidades de aproveitamento de créditos de CBS e IBS. Qualquer equívoco pode comprometer essa análise e, consequentemente, os resultados.
Para lidar com esse cenário, a EVOUTAX desenvolveu ferramentas próprias de higienização e saneamento de cadastros de produtos e serviços adquiridos. A tecnologia cruza as informações existentes nos sistemas internos com os dados presentes nos documentos fiscais, permitindo identificar inconsistências e preparar a base antes da parametrização tributária.
02. Volume de dados e integração entre documentos fiscais e ERPs
Outro desafio está na disponibilidade dos documentos fiscais eletrônicos. Em muitos projetos, foram identificadas dificuldades relacionadas à guarda e ao acesso ao histórico de arquivos XML, que contém informações importantes para reconstruir, validar e complementar os cadastros de entrada. Sem esse histórico, torna-se mais difícil confrontar o que está registrado internamente com aquilo que efetivamente consta nos documentos fiscais.
A resposta tecnológica desenvolvida pela EVOUTAX inclui uma ferramenta de captura e leitura automatizada de XML, capaz de recuperar documentos fiscais e estruturar as informações necessárias às análises. Atualmente, a tecnologia trabalha com documentos dos últimos dois anos e permite cruzar o conteúdo das notas com os registros existentes nos sistemas das empresas.
Esse processo pode revelar diferenças entre os códigos utilizados internamente e aqueles informados pelos fornecedores, inclusive em ambientes como SAP, Microsoft Dynamics e Oracle.
03. Classificação e parametrização de IBS e CBS
Depois de organizar os dados, surge outro desafio: traduzir as novas regras tributárias para a realidade dos sistemas e das operações de cada empresa. A aplicação de IBS e CBS não depende apenas da informação disponível no documento fiscal, mas também da correta classificação dos itens, das características da operação, do segmento econômico e das condições específicas em que ela ocorre.
A ferramenta permite analisar os itens de acordo com as classificações tributárias aplicáveis, o segmento de atuação da empresa e as condições específicas de cada operação, identificando, entre outros aspectos, quais aquisições podem gerar créditos de CBS e IBS.
Essa análise exige uma visão individualizada por setor. Por esse motivo, após o saneamento da base cadastral, a EVOUTAX realiza uma parametrização específica para cada segmento econômico, considerando as particularidades tributárias e operacionais daquela atividade.
“A tecnologia não substitui a análise tributária. Ela amplia a capacidade de realizá-la com profundidade, especialmente quando estamos trabalhando com milhares de registros, documentos e classificações. O diferencial está justamente em conectar a tecnologia ao conhecimento necessário para interpretar cada realidade empresarial.”, reforça Natiene Bello.
04. Revisão de cadastros e identificação de créditos tributários
Um dos pontos que mais demandam revisão nas empresas são os cadastros relacionados a materiais classificados genericamente como “uso e consumo”.
Ao longo dos anos, muitas organizações criaram grupos amplos e códigos genéricos para registrar esse tipo de aquisição. Com as novas possibilidades de creditamento trazidas pela Reforma Tributária, essa lógica precisa ser revista.
Itens anteriormente agrupados dentro de uma mesma classificação podem possuir tratamentos diferentes sob a nova sistemática. Por isso, a metodologia de implantação da Reforma Tributária da EVOUTAX prevê um verdadeiro pente-fino nessas aquisições, verificando individualmente sua natureza e o respectivo tratamento tributário.
O objetivo é identificar corretamente quais operações poderão gerar créditos e evitar que classificações genéricas façam com que a empresa deixe de aproveitar oportunidades ou adote tratamentos inadequados.
05. Definição do regime tributário ideal
Outra tecnologia incorporada aos projetos da EVOUTAX permite reconhecer automaticamente, a partir do CNPJ, o regime tributário das empresas envolvidas nas operações.
A ferramenta verifica, por exemplo, se determinado fornecedor ou cliente está enquadrado no Simples Nacional, possibilitando que essa informação seja considerada dentro das análises tributárias. Essa funcionalidade ganha importância adicional diante das novas possibilidades relacionadas ao tratamento do Simples Nacional na Reforma Tributária.
Com a tecnologia, as empresas poderão acompanhar alterações de enquadramento e utilizar essas informações de forma mais rápida na avaliação de fornecedores, aquisições e impactos relacionados ao aproveitamento de créditos.
Tecnologia e consultoria em Reforma Tributária: da inteligência de dados à implantação
Os desafios encontrados nos projetos mostram que a tecnologia aplicada à Reforma Tributária não pode ser tratada como uma ferramenta estática. À medida que novas necessidades aparecem nas empresas, novos dados precisam ser analisados, relações precisam ser cruzadas e diferentes situações tributárias devem ser consideradas.
Por isso, a tecnologia da EVOUTAX permanece em constante evolução. As experiências acumuladas nos projetos de diferentes segmentos contribuem para aprimorar recursos, incorporar novas análises e ampliar sua capacidade de responder às particularidades de cada empresa.
A tecnologia, porém, não funciona de forma isolada. A implantação exige compreender como cada empresa opera, quais sistemas utiliza e como as diferentes áreas trabalham com essas informações. Por isso, a consultoria atua lado a lado com as equipes envolvidas, acompanhando a aplicação das regras, discutindo ajustes, validando resultados e contribuindo para que as mudanças sejam incorporadas à rotina da organização.
É essa proximidade entre conhecimento tributário, tecnologia e operação que permite transformar uma regra geral em uma adaptação adequada à realidade de cada negócio.
Quer entender como a Reforma Tributária pode impactar os sistemas e processos da sua empresa? Conheça a atuação da EVOUTAX na consultoria para implantação da Reforma Tributária.